La checklist du secrétariat, de la fiche au registre des actes

Vous repartez avec les vingt cinq contrôles à cocher avant la signature du maire, groupés par étape d’instruction.

1. Qualifier la demande dès la première lecture

• Identifier l’organisateur, son statut et la date de son attestation d’assurance responsabilité civile.
• Situer précisément le périmètre, voie par voie, et repérer le franchissement du panneau d’agglomération.
• Noter la jauge prévisionnelle, les créneaux de montage, d’ouverture au public et de démontage.
• Cocher les activités déclenchantes : voie publique, musique amplifiée, buvette, structures temporaires, artifices, restauration.
• Retrouver l’édition précédente, ses arrêtés, ses avis rendus et son tracé de déviation validé.

2. Réclamer les bonnes pièces, et seulement celles là

• Demander l’attestation d’assurance couvrant les dates réelles de la manifestation, montage compris.
• Exiger le plan d’implantation coté, à jour de la configuration de voirie de cette année.
• Réclamer l’extrait du registre de sécurité dès qu’un chapiteau ou une tente accueille du public.
• Obtenir la liste nominative des bénévoles majeurs tenant la buvette avant l’instruction de l’autorisation.
• Écarter toute pièce réclamée par habitude et qu’aucun texte n’exige, pour ne pas retarder le dossier.

3. Poser le rétro planning en remontant depuis le jour J

• Fixer une date butoir et un destinataire pour chaque démarche, jamais un délai unique pour tout.
• Caler la déclaration sur la voie publique dans la fenêtre de trois à quinze jours francs avant la date.
• Envoyer le cahier des charges du dispositif prévisionnel de secours plusieurs semaines avant le jour J.
• Verrouiller à un mois les pièces structurantes, à quinze jours les avis internes et la version des arrêtés.
• Prévoir le délai de publicité et, le cas échéant, de transmission avant l’entrée en vigueur de l’arrêté.

4. Vérifier la compétence et le quota avant de rédiger

• Confirmer tronçon par tronçon qui décide : commune, département hors agglomération, gestionnaire, propriétaire privé.
• Vérifier l’existence d’une convention de gestion sur l’équipement occupé avant de délivrer le titre.
• Consulter le compteur annuel d’autorisations de débit de boissons de l’association avant toute promesse.
• Refuser par décision motivée si la cinquième autorisation de l’année civile est déjà délivrée.
• Qualifier l’occupation privative et décider explicitement de la redevance ou de sa gratuité.

5. Contrôler l’arrêté avant de le porter au parapheur

• Relire les visas et remplacer ceux repris de l’édition précédente sans vérification.
• Motiver en fait : jauge, configuration de la voie, activités, réserves des services internes.
• Borner le périmètre et les horaires au strict besoin de police, plan à jour annexé.
• Inscrire le numéro d’ordre au registre, la date de signature et la forme de publicité retenue.
• Déclencher la transmission au contrôle de légalité le jour même, quand l’acte y est soumis.