Outil gratuit
Ce que vos manifestations coûtent au secrétariat, en heures et en euros
Personne ne facture l’instruction d’une fête de village, et pourtant elle a un prix : des heures d’agent, des relances, des recherches d’arrêtés anciens et des reprises de dossier. Ce calculateur pose ce coût pour votre commune, à partir de vos propres chiffres. Mesurez trois dossiers réels de votre année avant de le remplir, plutôt que de reprendre une moyenne relevée dans une autre commune.
Coût annuel de l’instruction des manifestations
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Coût agent seul, hors reprographie, affichage et redevances non recouvrées.
Heures de secrétariat consommées par saison
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À rapporter à la quotité de travail réelle du poste de secrétariat.
Heures rendues au reste du poste
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Essentiellement du temps de relance, de recherche documentaire et de reprise de dossier.
Valeur annuelle du temps rendu
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À comparer au montant de l’abonnement annuel correspondant à votre population.
Comment le calcul est pose
- Le temps par dossier et le temps de relance sont additionnés, puis convertis en heures avant d’être multipliés par le nombre de manifestations.
- Le coût horaire chargé est appliqué à ce total, ce qui donne un coût agent et non un coût complet de service.
- La part de temps reprise s’applique à l’ensemble des heures, car le guichet agit à la fois sur la relance, sur la recherche et sur la rédaction.
- Ne sont comptés ni la reprographie, ni l’affichage, ni la redevance d’occupation non recouvrée, ni le temps de reprise d’un acte irrégulier.
- Pour un chiffre défendable en commission, chronométrez trois dossiers représentatifs de votre année avant de remplir les champs.
Questions frequentes
- Quel coût horaire faut-il indiquer ?
- Celui que votre service financier utilise déjà : la rémunération brute chargée du poste rapportée à l’heure effectivement travaillée. Évitez le coût nominal du grade, qui sous estime la charge patronale. Si vous ne disposez pas du chiffre, gardez la valeur par défaut, elle reste dans l’ordre de grandeur d’un poste de secrétariat de mairie.
- Pourquoi compter les relances séparément ?
- Parce qu’elles constituent le poste le plus invisible de l’instruction et le plus facile à supprimer. Une relance n’est pas seulement l’appel : c’est retrouver le dossier, vérifier ce qui manque, écrire, puis rouvrir quinze jours plus tard. Les isoler permet de voir ce qu’un contrôle de complétude bloquant fait réellement gagner.
- La part de temps reprise est-elle réaliste ?
- Elle dépend surtout de l’état actuel de votre organisation. Une commune qui relance beaucoup et cherche souvent ses arrêtés anciens reprend davantage qu’un service déjà outillé. Baissez la valeur si vos dossiers arrivent complets, augmentez la si la moitié de votre temps part en téléphone au mois de juin.
Calculateur du coût d’instruction
Rien ici ne demande de créer un compte. Si, après lecture, vous voulez voir le guichet tourner sur un dossier réel de votre commune, demandez une démonstration : trente minutes en visioconférence, avec votre population, votre nombre de manifestations et votre opérateur de télétransmission comme point de départ.