La checklist du secrétariat avant de porter le dossier au parapheur

Avant de porter le dossier au parapheur, une relecture finale évite incohérences de périmètre, acte manquant ou pièce périmée. Quinze minutes suffisent si vous suivez la même séquence : qui demande, quelles pièces tierces, quelle compétence, puis la forme des actes, les compteurs et ce qui partira après signature.

Checklist adaptée aux communes où les demandes de manifestation s’enchaînent (voie publique, buvette, musique amplifiée, chapiteaux, artifices). Elle s’appuie sur des pratiques éprouvées et sur des références sûres, dont l’article L. 2122-29 du code général des collectivités territoriales et l’arrêté du 25 juin 1980 relatif au règlement de sécurité des ERP.

Vérifier l’organisateur et sa capacité à s’engager

Association déclarée, représentant légal, mandat de signature

Commencez par l’en-tête : l’organisateur mentionné est-il une association déclarée, le représentant légal est-il identifié, et le signataire est-il habilité ? Si ce n’est pas le représentant légal, un mandat de signature daté suffit, versé au dossier. Le nom sur chaque arrêté doit être strictement celui du demandeur, sans variante de sigle ni d’adresse.

Relisez les statuts ou un extrait attestant la qualité du signataire. En cas de groupement informel, obtenez l’accord explicite de la personne physique pour être nommée comme organisateur dans les actes. Cette étape aligne demande, visas des pièces et notification des arrêtés.

Coordonnées d’une personne joignable le jour J

Vérifiez qu’un numéro opérationnel le jour J figure au dossier, distinct du standard si besoin. Décisif en cas de déviation à adapter, de retard de montage ou d’alerte météo. Notez aussi une adresse électronique pour l’envoi du cahier des charges du dispositif prévisionnel de secours et des prescriptions annexées.

Si la manifestation comporte une épreuve sportive, rappelez dans les visas que l’organisateur est tenu d’être assuré, conformément à l’article L. 331-9 du code du sport.

Vérifier les pièces qui dépendent d’un tiers

Attestation de responsabilité civile en cours de validité

Contrôlez la présence de l’attestation de responsabilité civile et sa validité à la date de l’événement. Relisez l’objet : une attestation annuelle peut exclure certains risques ou activités. Pour les manifestations sportives, l’obligation d’assurance de l’organisateur résulte de l’article L. 331-9 du code du sport. Pour les autres, la commune peut exiger une attestation couvrant public et bénévoles, en rapport avec la jauge et les activités prévues.

Assurez-vous que le document n’est pas un devis et que la garantie couvre aussi les jours de montage et de démontage si des installations temporaires sont prévues.

Extrait du registre de sécurité des chapiteaux, tentes et structures

Pour toute implantation de chapiteaux, tentes et structures, demandez l’extrait du registre de sécurité à jour. Il se rattache aux dispositions particulières du type CTS prévues par l’arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public. L’extrait mentionne les contrôles récents, la réaction au feu des toiles et les conditions d’exploitation.

Vérifiez la concordance entre surface annoncée, jauge prévisionnelle et configuration décrite. Si implantation sur domaine public, articulez avec l’autorisation d’occupation temporaire et les prescriptions de sécurité.

Qualification de l’artificier et déclaration du spectacle pyrotechnique

Pour un spectacle pyrotechnique, exigez la preuve de qualification de l’artificier et la déclaration du spectacle, lorsque requise, transmise à l’autorité compétente. Vérifiez la validité du certificat, la personne responsable sur site, et les éléments de sécurité : périmètres d’isolement, horaires de tir, point de mise à feu.

Conservez au dossier le récépissé de déclaration lorsqu’il existe, et veillez à la cohérence des horaires entre cette déclaration et l’arrêté municipal. En cas de doute sur un texte, consultez les textes officiels sur Légifrance textes officiels sur Légifrance.

Vérifier la compétence avant la forme

Gestionnaire de chaque voie du tracé

Relisez le tracé rue par rue. Identifiez le gestionnaire de chaque portion : commune, département, État, établissement public, ou voie privée ouverte à la circulation. Une route départementale hors agglomération ne relève pas d’un arrêté de circulation municipal pour la fermeture totale ; l’organisateur doit alors obtenir la décision de l’autorité compétente. Scindez le dossier si nécessaire : un avis défavorable sur une portion ne doit pas bloquer l’ensemble du parcours.

Intégrez les points singuliers : ponts, carrefours gérés par feux, arrêts de transport, emprises SNCF, parcelles privées. Listez les autorisations à solliciter, y compris les occupations temporaires du domaine public géré par une autre personne publique, pour éviter toute lacune de compétence.

Périmètre et horaires identiques dans tous les actes

Une fois la compétence clarifiée, alignez les actes. Dates, horaires et périmètres doivent être identiques entre l’arrêté temporaire de circulation et de stationnement, l’autorisation d’occupation du domaine public (redevance éventuelle) et l’autorisation de débit de boissons temporaire. Un écart d’une demi-heure ou une rue manquante crée une contradiction exploitable.

Vérifiez l’articulation avec une éventuelle dérogation horaire de diffusion de musique amplifiée. Si le tracé évolue après avis de la police municipale, reprenez chaque article concerné. Pour une relecture méthodique de bout en bout, le pas à pas présenté dans instruire une demande de manifestation, de la fiche à la signature peut servir de repère.

Vérifier la forme de chaque acte

Visas, considérants, articles, exécution

Chaque arrêté comporte des visas, des considérants, des articles numérotés et un article d’exécution. Les visas rappellent les textes applicables et les pièces du dossier : déclaration de manifestation en mairie, extrait du registre de sécurité du chapiteau, qualification de l’artificier, avis de la police municipale et, selon le cas, dispositif prévisionnel de secours avec indice de risque. Les considérants doivent être propres à la manifestation : tracé, jauge, voisinage, contraintes de desserte.

Dans les articles, énoncez clairement les prescriptions : fermeture de voie, déviations, horaires, signalisation, conditions d’occupation, quotas et horaires de vente au débit de boissons temporaire. L’article d’exécution désigne au minimum la police municipale et les services techniques pour l’application et la signalisation.

Numéro d’ordre et inscription au registre

Le numéro d’ordre suit la série en cours pour l’année. Préparez l’inscription au registre des actes de la commune, conformément à l’article L. 2122-29 du code général des collectivités territoriales, et le bordereau pour la transmission au contrôle de légalité via l’outil déjà utilisé par la commune. Vérifiez la mention de publicité retenue par la commune avant signature.

Le tableau ci-dessous aide à balayer les points de forme sans en oublier :

Pour éviter les erreurs de forme, vous pouvez également consulter les erreurs d’instruction qui fragilisent un arrêté les plus fréquentes et ajuster vos modèles communaux.

Vérifier les compteurs et les antécédents

Autorisations de buvette déjà délivrées à cette association dans l’année

Avant de signer une nouvelle autorisation de débit de boissons temporaire, consultez le compteur annuel d’autorisations délivrées à cette association, y compris celles signées par d’autres agents ou pour d’autres manifestations. Appuyez-vous sur l’historique pluriannuel : changements d’intitulé, manifestations conjointes, éditions sur plusieurs sites.

Si le compteur approche du quota annuel d’autorisations par association prévu par les textes en vigueur, ajoutez un visa ou un considérant rappelant ce contexte et, si nécessaire, ajustez les prescriptions. Le respect du quota relève d’un suivi global, au-delà du seul dossier du jour.

Incidents ou prescriptions non respectées lors des éditions précédentes

Parcourez les comptes rendus de la police municipale et les observations des services techniques des éditions antérieures. Relevez incidents mineurs, prescriptions non respectées ou points d’amélioration acceptés par l’organisateur. Rappelez-les dans le nouvel arrêté par des mesures proportionnées et ciblées.

Lorsque l’indice de risque du dispositif prévisionnel de secours augmente avec la jauge ou la configuration, joignez le cahier des charges adressé à l’association agréée de sécurité civile. Un rappel clair des moyens attendus et des créneaux de présence facilite la coordination le jour J.

Vérifier ce qui doit partir après la signature

Publicité de l’acte et transmission au contrôle de légalité

Dès signature, appliquez le mode de publicité retenu par la commune pour les actes de police et les autorisations : affichage, publication ou mise à disposition selon vos usages. Inscrivez l’acte au registre des actes de la mairie, préparez le bordereau et transmettez-le au contrôle de légalité par la voie habituelle. Classez l’original signé et archivez les versions notifiées.

Si l’arrêté impacte le réseau de transport ou une route structurante, préparez l’information des transporteurs et, le cas échéant, une note aux riverains précisant dates, horaires et itinéraires de substitution.

Notification à l’organisateur et information des services

Notifiez l’arrêté à l’organisateur avec accusé, en rappelant les prescriptions importantes et les contacts utiles. Informez ensuite la police municipale, les services techniques et, si besoin, le service communication pour l’affichage et la signalisation. Si un dispositif prévisionnel de secours est exigé, adressez le cahier des charges finalisé à l’association agréée, avec les horaires d’ouverture des accès.

Pour automatiser cette séquence, y compris les relances bloquantes lorsque des pièces manquent, la méthode décrite dans le dossier complet d’une fête votive montre comment articuler buvette, voie publique et artifices dans une instruction cohérente.

• Publicité de l’acte selon le régime communal choisi.
• Inscription au registre et préparation du bordereau.
• Notification à l’organisateur avec accusé.
• Information police municipale et services techniques.
• Information transporteurs et riverains si fermeture de voie.

En synthèse : un quart d’heure qui sécurise la signature

Cette checklist protège la commune : capacité de l’organisateur, pièces tierces valides, compétence bien identifiée, actes cohérents et complets, compteurs à jour, diffusion après signature. Pour fiabiliser encore la chaîne, l’instruction des manifestations dans Guichetia, avec contrôle de complétude bloquant, compteur de buvettes et génération d’actes prêts à signer, évite les oublis récurrents et capitalise l’historique communal.

Pour approfondir l’organisation interne du secrétariat et répartir les tâches, l’article sur les trois façons d’instruire un dossier met en regard les méthodes usuelles. Les formules d’abonnement sont détaillées sur les formules de Guichetia, utilisables dès aujourd’hui avec les associations en accès gratuit.