Art. 1 Guichet communal des manifestations
L'organisateur remplit sa fiche de manifestation en ligne, le secrétariat de mairie voit immédiatement ce qui manque, et les arrêtés sortent visés, motivés, numérotés et prêts à signer. Guichetia déduit les démarches applicables, date chaque échéance et tient le registre des actes de la commune.
9 actes en moyenne pour une fête de village avec voie publique, buvette et chapiteau 5 autorisations de débit de boissons par an et par association, comptées automatiquement 68 jours d'avance moyenne au dépôt, contre 21 avant l'ouverture du guichet
Art. 2 Ce que vit le secrétariat
Une commune de 1 200 habitants instruit entre douze et trente manifestations par an. Chacune arrive sous une forme différente, souvent tard, et repart avec une liste d'actes que personne n'a écrite au même endroit.
Le président de l'association dépose une demande manuscrite vingt jours avant la fête votive. Il manque l'attestation d'assurance responsabilité civile, le plan d'implantation coté, l'extrait du registre de sécurité du chapiteau et la liste des membres tenant la buvette. Le secrétariat relance par téléphone, note sur un carnet, rappelle une deuxième fois, et perd deux demi journées sur un seul dossier.
Un vide grenier sur la place demande une déclaration préalable de vente au déballage et un arrêté de stationnement. Ajoutez une buvette, et il faut une autorisation de débit de boissons temporaire, en vérifiant le quota annuel de l'association. Ajoutez un chapiteau de 240 places, et il faut la déclaration d'implantation avec extrait du registre de sécurité. Ajoutez un feu d'artifice, et le calendrier change encore.
On rouvre le fichier de l'édition précédente, on change la date, parfois on oublie de changer le nom de l'organisateur ou l'horaire de fermeture de la voie. Les visas ne sont pas à jour, la motivation reste générique, et la numérotation au registre des actes se fait à la main, quand elle se fait. Le contrôle de légalité, lui, lit ce qui est écrit.
Combien d'autorisations de buvette cette association a-t-elle déjà obtenues cette année ? Quel était le tracé de déviation validé par le département en 2024 ? Qui avait rendu l'avis technique sur le branchement électrique de la scène ? Les réponses existent, dispersées entre une boîte aux lettres électronique, un classeur et la mémoire d'un agent qui partira à la retraite.
Sur ces quatre points, ce n'est jamais la compétence du secrétariat qui est en cause, c'est l'absence d'un endroit unique où la demande se dépose, se contrôle et se transforme en actes.
Art. 3 Le circuit d'instruction
Quatre étapes, dans l'ordre où elles se produisent réellement au secrétariat. Le guichet ne change pas votre organisation, il l'écrit.
Date, lieu, jauge prévisionnelle, occupation de la voie publique, musique amplifiée, buvette, structures temporaires, artifices, restauration sur place. La fiche est publique, gratuite et accessible sans compte payant pour toutes les associations du territoire. Chaque réponse ferme ou ouvre la suite du questionnaire.
Compté en jours avant le jour JÀ partir des réponses, Guichetia établit la liste exacte des déclarations et autorisations applicables, la liste des pièces à joindre, et le rétro planning correspondant en remontant depuis le jour J avec le délai propre à chaque autorité. Tant qu'une pièce obligatoire manque, la transmission à la mairie reste bloquée et l'organisateur reçoit une relance datée.
Déclaration de vente au déballage : 15 joursLe service ouvre un dossier complet, avec sa complétude affichée pièce par pièce, son historique et ses éditions précédentes. Il sollicite les avis internes utiles, services techniques, police municipale, référent sécurité, et chaque avis rendu est horodaté et conservé. Le maire voit d'un coup d'oeil ce qui reste à trancher avant signature.
Avis internes relancés à J moins 30Arrêté temporaire de circulation et de stationnement, arrêté d'occupation temporaire du domaine public avec sa redevance, autorisation de débit de boissons temporaire, dérogation horaire : chaque acte est généré depuis vos propres modèles communaux, avec ses visas et sa motivation. Il est numéroté au registre des actes et accompagné du bordereau prêt pour votre opérateur de télétransmission.
Bordereau de transmission au contrôle de légalité
Art. 4 Fonctionnement détaillé
Huit fonctions, toutes écrites pour l'instruction des manifestations en commune, aucune fonction générique de gestion documentaire.
L'organisateur dépose sa demande depuis son téléphone ou son ordinateur, sans se déplacer et sans connaître la réglementation. Le questionnaire s'adapte à ses réponses et n'affiche jamais une rubrique qui ne le concerne pas.
Le moteur déduit les démarches applicables et pose les échéances : déclaration de manifestation sur la voie publique, déclaration de vente au déballage, implantation de chapiteau, spectacle pyrotechnique, déclaration du programme musical. Chaque échéance porte sa date calendaire et son destinataire.
Attestation d'assurance, plan d'implantation, extrait du registre de sécurité, liste des bénévoles majeurs tenant la buvette : le dossier n'est transmis au secrétariat que lorsqu'il est complet. Les relances partent seules, à J moins 45, J moins 30 et J moins 15.
Chaque service reçoit la partie du dossier qui le concerne, rend son avis en trois clics et voit l'historique des éditions précédentes. Les avis rendus sont horodatés, conservés et repris dans la motivation de l'arrêté.
Arrêté temporaire de circulation et de stationnement, arrêté d'occupation temporaire du domaine public, autorisation de débit de boissons temporaire, dérogation d'horaire de fermeture. Vos modèles sont repris tels quels, versionnés, et remplis avec les données du dossier.
Chaque acte généré reçoit son numéro d'ordre au registre de la commune, sa date de signature, sa date de publication et son statut de transmission. Le bordereau est préparé au format attendu par l'opérateur de télétransmission déjà en place chez vous.
Le compteur suit, association par association, le nombre d'autorisations déjà délivrées dans l'année civile et alerte le secrétariat avant le dépassement. L'historique pluriannuel reste consultable, y compris après un changement d'équipe municipale.
Le calendrier des manifestations rassemble toutes les demandes instruites et se duplique d'une année sur l'autre avec son historique d'autorisations. Le calculateur d'indice de risque produit le cahier des charges à envoyer aux associations agréées de sécurité civile.
Art. 5 Résultats observés
Les ordres de grandeur ci dessous sont ceux relevés dans les communes qui instruisent au guichet depuis au moins une saison complète de manifestations.
Art. 6 Preuve d'usage
Trois collectivités, trois tailles, trois façons d'organiser le secrétariat. Elles instruisent leurs manifestations avec Guichetia depuis la saison précédente.
Nous instruisons dix sept manifestations par an pour 1 040 habitants, et je suis seule au secrétariat trois jours par semaine. Le changement, ce n'est pas le logiciel, c'est que les associations déposent maintenant en février pour une fête de juillet. Quand j'ouvre le dossier, les pièces sont là et l'arrêté de circulation sort avec les bons visas.
Ce qui m'a décidé, c'est le compteur de buvettes. Nous avions trois associations proches du quota annuel sans que personne ne le sache avant la demande de trop. Aujourd'hui l'alerte tombe dès la quatrième autorisation, et je peux prévenir le président que la cinquième sera la dernière de l'année, bien avant sa demande pour la fête de septembre.
Nous instruisons pour onze de nos communes membres. Avant, chaque secrétariat avait ses modèles et sa numérotation, et personne ne voyait que trois manifestations tombaient le même samedi sur le même axe départemental. La vue consolidée du calendrier nous a fait déplacer deux dates dès la première année, avec l'accord des organisateurs.
Art. 7 Souscription
Trois formules selon la population de la collectivité. L'accès organisateur est gratuit et illimité dans toutes les formules : le guichet est un service rendu aux associations de votre territoire.
59 euros HT par mois, facturés annuellement
Pour les communes jusqu'à 3 500 habitants, où le secrétariat instruit seul les fêtes de village, les vide greniers et les marchés nocturnes.
129 euros HT par mois, facturés annuellement
Pour les villes de 3 500 à 20 000 habitants, avec un service événementiel, une police municipale et des avis de services à recueillir.
249 euros HT par mois, facturés annuellement
Pour les intercommunalités et les villes de plus de 20 000 habitants qui instruisent pour plusieurs communes du même bassin.
Tarifs hors taxes, facturés une fois par an sur bon de commande, dépôt de la facture sur Chorus Pro avec le numéro d'engagement de la collectivité. Aucun paiement en ligne, aucun engagement au delà de l'exercice budgétaire souscrit. La reprise de vos modèles d'arrêtés et le paramétrage du circuit d'instruction sont compris dans l'abonnement, sans frais de mise en service.
Art. 8 Questions fréquentes
Non, et c'est volontaire. Vous conservez l'opérateur de télétransmission homologué que votre commune utilise déjà. Guichetia génère l'acte, lui attribue son numéro au registre, et prépare le bordereau au format attendu par votre opérateur. Vous restez maître de l'envoi et des accusés de réception délivrés par la préfecture.
Le rétro planning affiche immédiatement, en rouge, les échéances déjà dépassées et celles encore tenables. L'organisateur voit qu'une déclaration de vente au déballage demandait quinze jours et qu'une implantation de chapiteau en demandait davantage. Le secrétariat décide en connaissance de cause, et garde la trace écrite de ce qui a été signalé, à quelle date, à qui.
Oui. Vous envoyez vos modèles au format traitement de texte lors de la mise en service, nous les transformons en modèles à champs, et vous les relisez avant la première génération. Les visas, la motivation et l'ordre des articles restent les vôtres. Chaque modification ultérieure crée une nouvelle version datée, l'ancienne restant consultable pour les actes déjà signés.
Le compteur repart à zéro au 1er janvier et se remplit à chaque autorisation de débit de boissons temporaire délivrée à l'association, qu'elle ait été générée par Guichetia ou saisie manuellement lors de la reprise de l'historique. Vous pouvez déclarer les autorisations déjà délivrées avant la mise en service, afin que l'année en cours soit juste dès le premier jour.
Le calculateur applique la méthode du référentiel national de sécurité civile à partir de l'effectif prévisible du public, de l'environnement, des délais d'intervention et du comportement attendu. Il produit le ratio d'intervenants secouristes et le cahier des charges à adresser aux associations agréées. Le dimensionnement définitif reste arrêté avec l'association agréée retenue et le service compétent, comme aujourd'hui.
Jamais. L'accès organisateur est gratuit et illimité dans les trois formules. Une association crée son espace en deux minutes, y retrouve ses manifestations passées, ses pièces déjà fournies et ses autorisations obtenues. Seule la collectivité qui instruit paie l'abonnement, et le guichet devient un service qu'elle rend au tissu associatif du territoire.
Nous vous adressons un devis nominatif à joindre à votre bon de commande. La facture annuelle est déposée sur Chorus Pro avec votre numéro d'engagement et le service exécutant que vous nous indiquez. Le montant reste très inférieur au seuil des marchés sans formalités, ce qui permet une commande directe. Aucun paiement par carte bancaire n'est demandé à aucun moment.
Il reste dans la commune. Le calendrier des manifestations, les actes générés, les plans d'implantation, les avis rendus et les quotas de buvette sont conservés pour toute la durée de l'abonnement et exportables à tout moment au format bureautique standard. Si vous arrêtez, vous récupérez l'ensemble de vos actes et de vos données dans un export complet, sans frais.
Registre Le magazine des manifestations
Le Registre des Manifestations est écrit pour les secrétariats de mairie, les services événementiels et les polices municipales qui instruisent les fêtes votives, les vide greniers et les courses de leur territoire. Il donne les actes à prendre, les délais à tenir et les pièces à réclamer, article par article.
N. 01 guide pratique
Qualifier la demande, déduire les actes que la commune prend et ceux qui partent ailleurs, poser le rétro planning, contrôler les pièces, préparer la signature du maire.
9 minutes de lecture
N. 02 reglementation
Déclaration, autorisation, arrêté : ce que le droit impose vraiment pour une fête de village, ce qu'il n'impose pas, et les pièces réclamées sans aucun fondement.
9 minutes de lecture
N. 03 erreurs a eviter
Arrêté signé trop tard, autorité incompétente, quota de buvette déjà épuisé, motivation absente : les fautes d'instruction les plus fréquentes et ce qu'elles coûtent.
8 minutes de lecture
Neuf articles publiés le 3 septembre 2026, du guide d'instruction au calendrier de la saison communale.
Art. 9 Mise en service
Dites nous la taille de votre collectivité, le nombre de manifestations instruites dans l'année et l'opérateur de télétransmission que vous utilisez. Nous vous montrons le guichet sur un dossier réel de votre commune, en visioconférence, en trente minutes.
Réponse sous un jour ouvré, du lundi au vendredi. Voie directe : jimenezjulien42@gmail.com. Nous répondons aussi aux demandes des associations qui souhaitent que leur commune ouvre le guichet.
